Comment préparer un cahier des charges EPM ?

1. Expliquer pourquoi le projet est lancé

Présentez les difficultés actuelles et les résultats recherchés.

« Réduire les retraitements nécessaires au reporting mensuel » est plus exploitable que « moderniser la finance ».

Précisez aussi les limites du projet : processus inclus, entités concernées, populations utilisatrices et éventuels déploiements ultérieurs.

2. Décrire les usages attendus

Pour chaque processus, expliquez :

• Qui prépare les données.
• Qui les contrôle et les valide.
• À quel niveau elles sont saisies.
• Quels calculs sont nécessaires.
• Quels résultats doivent être produits.
• Comment les corrections sont gérées.

Une exigence comme « gérer les prévisions » reste ambiguë. Décrire le passage du réalisé à une prévision actualisée permet de mieux évaluer la réponse.

3. Documenter les données et les interfaces

Identifiez les applications sources, les référentiels, les volumes et les fréquences d'alimentation.

Précisez les règles de correspondance, les contrôles attendus et le traitement des erreurs. Signalez les problèmes connus afin que les candidats puissent expliciter leurs hypothèses.

Le projet doit notamment clarifier où sont définis les comptes, les entités, les axes analytiques et les règles de gestion.

4. Hiérarchiser les exigences

Attribuez à chaque exigence un identifiant et une priorité :

• Indispensable au premier déploiement.
• Importante, mais décalable.
• Optionnelle.

Demandez une réponse structurée : fonctionnalité standard, paramétrage, développement complémentaire ou besoin non couvert. Faites préciser les coûts et limites associés.

5. Préparer l'évaluation dès la rédaction

Incluez des scénarios de démonstration et des critères d'acceptation.

Par exemple : charger un réalisé, repérer une donnée rejetée, la corriger, actualiser une prévision puis expliquer un écart.

Prévoyez également les attentes relatives aux droits d'accès, aux performances, à l'administration, à la documentation et au transfert de compétences.

6. Rendre les propositions comparables

Demandez aux candidats de distinguer licences, intégration, migration, formation, maintenance et options.

Chaque réponse doit exposer son périmètre, ses hypothèses, ses exclusions et les ressources attendues côté client.

Le bon résultat : un document qui aide à choisir et qui pourra servir de référence pendant la réalisation du projet.

Vous préparez une consultation ? Structurons vos besoins et vos critères de décision.

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